MACROS EN EXCEL

• ¿Qué son las Macros?
son un grupo de instrucciones programadas que sirven para ejecutar procesos automáticamente. Las macros se graban en el lenguaje de programación Visual Basic para aplicaciones, cuya tarea principal es la automatización de tareas repetitivas y la resolución de cálculos complejos.

• ¿Qué ventajas me aporta el disponer de macros en mis hojas Excel?

-Creación de nuevas funciones como por ejemplo la funcion 'codigo' que convierte digitos alfanumericos a dibujos basaos en codigo de barras.
-Automatización de tareas repetitivas, realizacion de informes automaticos, conexion con bases de datos y otros programas.
-Resolución de calculos comprejos e interactivos.
-Creación de programas como gestores documentales, software de planificacion etc.

• ¿Qué es el lenguaje VBA?

Es el lenguaje de macros de Microsoft Visual Basic que se utiliza para programar aplicaciones Windows y que se incluye en varias aplicaciones Microsoft. VBA permite a usuarios y programadores ampliar la funcionalidad de programas de Microsoft Office. Visual Basic para Aplicaciones es un subconjunto casi completo de Visual Basic 5.0 y 6.0.
Microsoft VBA viene integrado en aplicaciones de Microsoft Office, como Word, Excel y Access, Powerpoint y Visio. Prácticamente cualquier cosa que se pueda programar en Visual Basic 5.0 o 6.0 se puede hacer también dentro de un documento de Office, con la sola limitación que el producto final no se puede compilar separadamente del documento, hoja o base de datos en que fue creado; es decir, se convierte en una macro (o más bien súper macro). Esta macro puede instalarse o distribuirse con sólo copiar el documento, presentación o base de datos.

• ¿Cómo se crea una macro?

La forma más fácil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del que dispone Excel. Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las traduce a instrucciones en VBA, las cuales podemos modificar posteriormente si tenemos conocimientos de programación. Para grabar una macro debemos acceder a la pestaña Vista y despliega el submenú Macros y dentro de este submenú seleccionar la opción Grabar macro... Además de esta opción en el menú podemos encontrar las siguientes opciones:
Ver Macros... - Donde accedemos a un listado de las macros creadas en ese libro.Usar referencias relativas - Con esta opción utilizaremos referencias reativas para que las macros se graben con acciones relativas a la celda inicial seleccionada.Al seleccionar la opción Grabar macro..., lo primero que vemos es el cuadro de diálogo Grabar macro donde podemos dar un nombre a la macro (no está permitido insertar espacios en blanco en el nombre de la macro).
Podemos asignarle un Método abreviado: mediante la combinación de las tecla CTRL + "una tecla del teclado". El problema está en encontrar una combinación que no utilice ya Excel. En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el libro de macros personal o en otro libro. En Descripción: podemos describir cuál es el cometido de la macro o cualquier otro dato que creamos conveniente.

• ¿Cómo se sabe que la macro está grabando?

Para comenzar la grabación de la macro pulsamos el botón Aceptar y a continuación, si nos fijamos en la barra de estado, encontraremos este botón en la barra de estado donde tenemos la opción de detener la grabación.
A partir de entonces debemos realizar las acciones que queramos grabar, es conveniente no seleccionar ninguna celda a partir de la grabación, ya que si seleccionamos alguna celda posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la selección nos puede ocasionar problemas de celdas fuera de rango.
Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre el botón Detener de la barra de estado, o accediendo al menú de Macros y haciendo clic en detener .

• ¿Cómo se ejecuta una macro?

Antes de dar la orden de ejecución de la macro, dependiendo del tipo de macro que sea, será necesario seleccionar o no las celdas que queramos queden afectadas por las acciones de la macro.
Por ejemplo si hemos creado una macro que automáticamente da formato a las celdas seleccionadas, tendremos que seleccionar las celdas previamente antes de ejecutar la macro.
Para ejecutar la macro debemos acceder al menú Ver Macros..., que se encuentra en el menú Macros de la pestaña Vista, y nos aparece el cuadro de diálogo Macro como el que vemos en la imagen donde tenemos una lista con las macros creadas. Debemos seleccionar la macro deseada y pulsar sobre el botón Ejecutar. Se cerrará el cuadro y se ejecutará la macro.

• ¿En dónde se almacenan las macros?

Podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el libro de macros personal o en otro libro.

• ¿Cómo guardar un archivo con macros?
Cuando guardamos un archivo y queremos que las Macros que hemos creado se almacenen con el resto de las hojas de cálculo deberemos utilizar un tipo de archivo diferente. Para ello deberemos ir al Botón Office y seleccionar la opción Guardar como. Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como. En el desplegable Guardar como tipo seleccionar Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm).

• ¿Qué ocurre cuando abrimos un archivo con macros?
Cuando abrimos un archivo que tiene Macros almacenadas se nos mostrará este anuncio bajo la banda de opciones:
Advertencia de seguridad

Esto ocurre porque Office no conoce la procedencia de las Macros. Como están compuestas por código podrían realizar acciones que fuesen perjudiciales para nuestro equipo.
Si confías en las posibles Macros que contuviese el archivo o las has creado tú pulsa el botón Opciones para activarlas.


paginas consultadas
www.aulaclic.com
http://www.slideshare.net/andrealejandra/macros-530992